Organizzare una festa: location, rinfresco, animazione e musica

Organizzare una festa o un evento, è abbastanza impegnativo, ma seguendo le regole organizzative principali, tutti possono con un po' d'impegno e buona volontà organizzarne una.

Per prima cosa è necessario considerare la tipologia della festa che abbiamo in mente:

• Gratuita

• A pagamento

* Tra le numerose feste gratuite vanno considerate: feste di compleanno, addio al celibato, festa di laurea o di   qualsiasi ricorrenza personale.

* Tra le feste realizzabili sia in forma gratuita che a pagamento, ricordiamo: feste di carnevale, capodanno, party a tema, e tutte quelle manifestazioni che nascono per divertimento o semplicemente per trarne un profitto, talvolta ambedue le cose. Bigliettini, etichette, nastrini personalizzati ed inviti, potranno essere utili per il nostro evento. 

Consideriamo, in primis, che ogni cosa sarà in relazione al budget che ci saremo prefissati e al numero di persone che intendiamo invitare o rendere partecipi.

Location: costituisce sicuramente l'elemento fondamentale, se gli invitati sono in numero limitato e abbiamo una casa abbastanza grande, il problema non sussiste, ma se dobbiamo o vogliamo optare per una struttura esterna ci dobbiamo muovere diversamente.

Sono presenti, soprattutto nelle grandi città numerosi locatori che affittano sale di varie dimensioni, più o meno accessoriate, con prezzi a partire da circa 100 euro, fino ad anche 1000-2000 euro e oltre se scegliete location di lusso o ville prestigiose..

Sale poco costose sono reperibili in molti centri sportivi e palestre, inoltre per quanto riguarda i bambini, sono sorte numerose strutture "dedicate ai compleanni", all'interno dei parchi giochi generalmente dotati di numerose giostre, che offrono ai bambini, un divertimento assicurato. Sempre per i piccoli ci si può orientare verso i Mcdonal's e affini che offrono gratuitamente la sala prenotando una festa con "menù".

Vi ricordo che la stessa location assume prezzi decisamente differenti determinati dal giorno prescelto ( Venerdì Sabato e Domenica, costano di più  dei giorni infra-settimanali), inoltre influisce anche l'orario (pomeridiano o serale), il serale generalmente costa di più. 

Giorni di particolare importanza come il Capodanno, Sabato grasso, Halloween, il prezzo delle sale lievita notevolmente e la loro disponibilità si esaurisce velocemente, quindi ricordatevi di prenotarle con largo anticipo.

Molti ristoranti, alberghi, locali e discoteche, offrono sale, o l'intero locale, in affitto, alcuni di questi sono forniti di servizio ristorazione o catering, tutto ciò vi facilita il compito, ma vi fa lievitare i costi, anche se alcuni gestori tendono ad andare incontro alle "esigenze del cliente". 

Se decidete di affittare la location e provvedere voi a contattare un servizio di catering, vi sconsiglio vivamente di muovervi cercando un'agenzia a caso, potreste essere fortunati ed incappare in un ottimo servizio, ma potrebbe accadere anche l'esatto contrario, vi consiglio di parlarne ad amici e parenti cercando di individuare un buon servizio di catering già "sperimentato" da qualche conoscente. Anche in questo caso i prezzi sono molto variabili, dipendono dal menù, dal numero dei presenti e dalla scelta di realizzare un vero pranzo o un rinfresco.

La soluzione più economica consiste nel preparare noi stessi alcune pietanze

(insalata di riso, uova sode ripiene, torte salate e rustici), acquistare una certa quantità di dolci, dolcetti, salatini, noccioline, patatine e bibite, ed affidarci ad una pasticceria o un forno di nostra conoscenza per ordinare tramezzini panini e rustici (che potremmo comunque preparare noi), infine provvedere ad un quantitativo utile di piatti, posate, bicchieri e tovaglioli.

Quantità

Piatti: 5 per ogni persona

Bicchieri, se siete in pochi, potete usare la tecnica del nome scritto sul bicchiere con un pennarello indelebile, altrimenti considerate anche fino a 10 bicchieri per persona.

Tovaglioli, anche in questo caso ne occorrono da 5 a 7 per persona, per stare tranquilli munitevi anche di qualche rotolo di scottex.

Posate: calcolate mediamente 3-4 forchette per persona e altrettanti cucchiai e cucchiaini, mentre per i coltelli ne bastano 2-3 per persona, generalmente se il rinfresco non si svolge ai tavoli, ma in piedi, sono poco usati.

Carta igienica, sapone scottex: ebbene si dovete rifornire i bagni (spesso lo fa il proprietario, ma non sempre), di sapone, scottex e carta igienica. Calcolate ogni 100 persone: 3 flaconi di sapone, 20 rotoli di cartaigienica e 10 rotoli di scottex .

Cibi: le variabili qui sono molte, dipende dall'età dei partecipanti alla festa e dal tipo di menù o rinfresco che intendete preparare, se vi avvalete anche della preparazione di primi (pasta fredda e insalata di riso) calcolate 8 kg  a crudo di pasta e 5 kg di riso (più il condimento) per 100 persone. Panini, tramezzini (piccoli), 2 per persona,  rustici e pizzette 2 kg ogni 20-30 persone, dolci in genere graditi, sempre 2 kg ogni 20 persone. per la torta (se c'è), considerate 1 hg per persona quindi una torta di 10-12 kg e sufficiente per 100 persone.

Bevande: acquistate, acqua, coca cola, aranciata, succhi di frutta, birra ecc. calcolando una media complessiva di 1 litro per persona, aggiungete 1 bottiglia di spumante ogni 10 persone.

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Se organizzate una festa di carnevale o simile, ricordatevi di acquistare coriandoli e cotillones, generalmente se sapete cercare si trovano confezioni economiche contenenti cappellini coriandoli mascherine e trombette a partire da un euro. On-line vengono offerti numerosi servizi di noleggio per cannoni spara coriandoli, e per eventi particolari fuochi pirotecnici. Inoltre non vi dimenticate di provvedere agli inviti con relativi biglietti d'invito.

Musica ed animazione: molti locali sono dotati anche di questo servizio a richiesta, in alternativa, nel web sono presenti numerose agenzie, ma preferibilmente vi consiglio di usare sempre il metodo del chiedere a parenti e amici, meglio ancora, siate previdenti, quando vi capita di incappare in qualche bravo Dj, animatori, cantanti di piano bar e così via, fatevi lasciare  il "biglietto da visita" o semplicemente il telefono, vi tornerà utile a tempo debito.